Som kund vill vi gärna veta hur andra gjorde, hur gör man, vad kan man göra, vad ska man inte göra. Det känns tryggt att veta att någon annan har provat på, någon annan har testat och banat väg före mig själv. Att helt enkelt slippa testmomentet. Självklart är det fortfarande upp till mig som kund att testa, säkerställa att det fungerar för mig, mina behov och mitt företag. Men kanske slippa testa det grundläggande, få en liten flygande start.
Jag har i många år samarbetat med HumanData i min tidigare tjänst på Microsoft som Marketing Manager, IT Pro & Developer Marketing. När jag nyligen träffade dom i min nya roll, och fick höra hur mycket de gillade Office 365 (och de säljer inte produkten själva!) frågade jag “HUR använder ni själva Office 365”? HumanData som är it-specialister använder alltså Office 365 för att kunna samarbeta i konsultprojekt med kunder, där Office 365 endast är en möjliggörare för effektiv, snabb och säker kommunikation parterna emellan.
Nedan berättelse kommer direkt från HumanData. Du får gärna kommentera, och gärna hänvisa berättelsen till människor i din omgivning som du tror kan ha nytta av detta.
Om du vill träffa HumanData medverkar de på Minimässan 22 mars på Microsoft i Stockholm (Akalla). Läs mer och anmäl dig här.
Liselotte Isacsson, Marketing Manager, Små och medelstora företag
* * *
Ett viktigt moment i alla våra kunduppdrag är att under projektets gång dela information med kunden, oftast dokument, men även kalenderbokningar, att-göra listor och kontaktuppgifter med mera. Tidigare använde vi epost för att dela informationen mellan våra konsulter och kundens personal. Det skapade flera olika problem, främst var det svårt att veta vilken version av ett visst dokument som var det senaste. Ett annat problem var att både våra och kunden mailboxar fylldes med bilagor och information, som dessutom var svåra att organisera så konsulten kunde hålla isär information från flera olika parallella kundprojekt. Ett stort steg till förbättring blev när vi började använda vår interna SharePoint miljö, för då kunde vi samla all information för en viss kund på en webbsida; sedan skapade vi ett separat konto till alla personer hos kunden som behövde komma åt detta. Nackdelen nu var snarare att vi var tvungna att lägga upp konton till kundernas personal, samt återställa deras lösenord när kunden glömt bort det. Vi var dessutom alltid oroliga att dessa externa personer av misstag fick åtkomst till mer projektytor i vår interna SharePoint miljö än vi tänkt oss. Samtidigt var det mycket viktigt att dessa projektytor alltid var tillgänglig, så vi fick alltid kolla med de externa personerna innan vi gjorde förändringar av vårt intranät eller omstart av SharePoint servern.
När Office 365 släpptes registrerade vi redan på beta-versionen ett abonnemang och fick därmed tillgång till online-tjänsterna för SharePoint, Exchange och Lync. Vi upptäckte snabbt att online-versionen av SharePoint var perfekt för att skapa projektplatser där externa personer ingick, som i fallet med våra kunduppdrag. Nu blev det mycket lätt att hålla koll på kontona, både våra egna och de externa. Det fanns inte längre någon risk för att dessa personer skulle kunna komma åt vår interna SharePoint miljö, eftersom allt låg i den molnet. Vi behövde inte heller bekymra oss för driften, inklusive backup, eftersom allt detta sköts av Microsoft, som har en vida överlägsen driftskapacitet jämfört med vår egen interna miljö. Vår favoritfunktion för dessa projektplatser i Office 365 var dock att vi snabbt, enkelt och helt gratis kunde bjuda in upp till 50 externa personer genom att skicka en inbjudan till deras Live ID konton, dvs live.com eller hotmail.com – Därmed behövde vi inte heller längre bekymra oss om kundens personal glömde sitt lösenord; en återställning av det sköts via Live ID tjänsten.
Bland de kunder där vi utnyttjat denna typ av externa kundprojekt i Office 365 är Adidas, Intrum-Justitia, 3GIS och Advokatfirman Danowskys. Vi lär också kunderna att de kan lägga en bevakning på sin projektsite så de får ett mail då något förändras, t ex om vi ändrar ett projektdokument. De kan också synkronisera dokumenten till sin lokala dator via SharePoint Workspace, som ingår i Office 365, samt synkronisera projektkalendern, att-göra listorna och annat till sina lokala Microsoft Outlook klienter. Vi vill varmt rekommendera denna typ av lösning till alla som behöver en enkel, billig men väldigt effektiv metod att samarbeta oavsett vilken organisation man tillhör eller var man finns i världen.
Vilka är vi:
HumanData är ett specialistföretag som inriktat sig på att bygga lösningar baserade på SharePoint, Exchange och Lync. Bolaget grundades 2001 av Göran Husman, som fortfarande driver bolaget tillsammans med 20 duktiga konsulter, varav 3 MVP:er, 4 MCT:er och resten har MCP status. HumanData är också huvudarrangör för Skandinaviens största SharePoint & Exchange konferens ”SE Forum” som i år genomförs för nionde året i rad.
Vision:
Att vara i världsklass inom våra specialistområden: SharePoint, Exchange och Lync. Att snabbt och smidigt bygga en optimal lösning åt kunden, utan kompromisser och undermåliga genvägar.
Motto:
Behandla kunden som du själv skulle vilja bli behandlad.
Göran Husman
Ferkens Gränd 3, S-111 30 Stockholm, SWEDEN
Telefon: +46 (0) 8 51 00 12 01 Mobil: +46 (0) 701 096 301
www.humandata.se